Scrivere una mail: quattro semplici regole di buon senso

mailScrivere una mail sembra una cosa semplice e di poco conto, invece richiede tanta attenzione e buon garbo.
Certo, tutto dipende dal destinatario e dal contenuto – per intenderci se l’oggetto della mail è raccontare una storiella ad un amico non c’è bisogno di pensarci troppo – ma se il destinatario è un importante cliente la cosa cambia un po’.

La regola numero uno è fare attenzione alla grammatica.

Mi è capitato di ricevere una mail con ben due orrori di grammatica e, devo dire la verità, la mia considerazione per quella persona è notevolmente scesa. Non posso farci niente, passi per congiuntivi e periodi ipotetici, ma non posso tollerare la mancanza di “H” o di “è”. Basta rileggere la mail prima di inviarla. Semplice.

Altra regola importante è la chiarezza di esposizione.

Frasi brevi, ma non troppo. È importante esporre il concetto in forma concisa evitando di aggiungere troppi particolari, per quelli meglio il telefono. In alcuni casiper rendere più evidente il messaggio, metto in grassetto la parola o la frase chiave.
La mia idea di mail è quella di uno strumento di scambio veloce ma duraturo, non certo di un romanzo a puntate.
Lo schema quindi dovrebbe essere:

  • saluti (non mi piace chi dimentica questa forma di cortesia)
  • testo del messaggio
  • saluti finali
  • firma.

Capitolo stile. Qui si apre un mondo.

C’è chi fa subito l’amicone (quanta confidenza, abbiamo mai mangiato insieme?), chi è eccessivamente formale (ma dai, siamo nel 2011 mica al tempo del re!), chi scrive come se stesse parlando a voce alta e non si risparmia formule diciamo “colorite” (mi dispiace doverti dire che non sei James Joyce e che il flusso di coscienza non ti viene bene come a lui).
Se scrivo una mail ad una persona che non conosco non mi piace rivolgermi con il tu, preferisco il lei ma evito le maiuscole in corpo di parola (tipo “sono a inviarLe”). Mi piace usare uno stile formale ma fresco, gentile ma non esagerato. Gli eccessi mi fanno sempre ridere.

Infine l’oggetto. Questo mistero dell’universo.

“Link utile” oppure “sito web” o ancora “Il telefono funziona!!!!!!!!!!!!!” (ho nella posta una mail così, giuro).
L’oggetto deve dire in due parole di cosa parla la mail e dare indicazioni chiare sul perché leggerla (indicare il progetto prima di tutto potrebbe essere importante). Il mio capo, ad esempio, riceve decine e decine di mail al giorno. Ovvio che avrà bisogno di smistarle e dargli un ordine di priorità. L’oggetto deve servire a:

  • assegnare una priorità tra le mail
  • smistarle in maniera agevole
  • ritrovarle anche a distanza di tempo con la stessa semplicità.

So che mi sono dilungata troppo ma il discorso meritava un approfondimento. Non è concluso, ma per il momento può bastare.

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Un pensiero su “Scrivere una mail: quattro semplici regole di buon senso

  1. Non penso che “sono ad inviarLe” sia un eccesso. Personalmente utilizzo abitualmente questa formula nel momento in cui il mio interlocutore sia sconosciuto, ovvero io non ci abbia mai parlato di persona.
    E’ evidente che la finalità stessa dell’email incide inequivocabilmente sulla forma. Se devo interagire con un cliente, la trovo una formula corretta, ma se devo parlare ad un tecnico perchè il mio fotocopiatore non funziona, preferisco dare del lei ma senza le maiuscole.

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