Scrivere una mail: quattro semplici regole di buon senso

mailScrivere una mail sembra una cosa semplice e di poco conto, invece richiede tanta attenzione e buon garbo.
Certo, tutto dipende dal destinatario e dal contenuto – per intenderci se l’oggetto della mail è raccontare una storiella ad un amico non c’è bisogno di pensarci troppo – ma se il destinatario è un importante cliente la cosa cambia un po’.

La regola numero uno è fare attenzione alla grammatica.

Mi è capitato di ricevere una mail con ben due orrori di grammatica e, devo dire la verità, la mia considerazione per quella persona è notevolmente scesa. Non posso farci niente, passi per congiuntivi e periodi ipotetici, ma non posso tollerare la mancanza di “H” o di “è”. Basta rileggere la mail prima di inviarla. Semplice.

Altra regola importante è la chiarezza di esposizione.

Frasi brevi, ma non troppo. È importante esporre il concetto in forma concisa evitando di aggiungere troppi particolari, per quelli meglio il telefono. In alcuni casiper rendere più evidente il messaggio, metto in grassetto la parola o la frase chiave.
La mia idea di mail è quella di uno strumento di scambio veloce ma duraturo, non certo di un romanzo a puntate.
Lo schema quindi dovrebbe essere:

  • saluti (non mi piace chi dimentica questa forma di cortesia)
  • testo del messaggio
  • saluti finali
  • firma.

Capitolo stile. Qui si apre un mondo.

C’è chi fa subito l’amicone (quanta confidenza, abbiamo mai mangiato insieme?), chi è eccessivamente formale (ma dai, siamo nel 2011 mica al tempo del re!), chi scrive come se stesse parlando a voce alta e non si risparmia formule diciamo “colorite” (mi dispiace doverti dire che non sei James Joyce e che il flusso di coscienza non ti viene bene come a lui).
Se scrivo una mail ad una persona che non conosco non mi piace rivolgermi con il tu, preferisco il lei ma evito le maiuscole in corpo di parola (tipo “sono a inviarLe”). Mi piace usare uno stile formale ma fresco, gentile ma non esagerato. Gli eccessi mi fanno sempre ridere.

Infine l’oggetto. Questo mistero dell’universo.

“Link utile” oppure “sito web” o ancora “Il telefono funziona!!!!!!!!!!!!!” (ho nella posta una mail così, giuro).
L’oggetto deve dire in due parole di cosa parla la mail e dare indicazioni chiare sul perché leggerla (indicare il progetto prima di tutto potrebbe essere importante). Il mio capo, ad esempio, riceve decine e decine di mail al giorno. Ovvio che avrà bisogno di smistarle e dargli un ordine di priorità. L’oggetto deve servire a:

  • assegnare una priorità tra le mail
  • smistarle in maniera agevole
  • ritrovarle anche a distanza di tempo con la stessa semplicità.

So che mi sono dilungata troppo ma il discorso meritava un approfondimento. Non è concluso, ma per il momento può bastare.

Lascia un commento

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...