Scrivere una mail: quattro semplici regole di buon senso

mailScrivere una mail sembra una cosa semplice e di poco conto, invece richiede tanta attenzione e buon garbo.
Certo, tutto dipende dal destinatario e dal contenuto – per intenderci se l’oggetto della mail è raccontare una storiella ad un amico non c’è bisogno di pensarci troppo – ma se il destinatario è un importante cliente la cosa cambia un po’.

La regola numero uno è fare attenzione alla grammatica.

Mi è capitato di ricevere una mail con ben due orrori di grammatica e, devo dire la verità, la mia considerazione per quella persona è notevolmente scesa. Non posso farci niente, passi per congiuntivi e periodi ipotetici, ma non posso tollerare la mancanza di “H” o di “è”. Basta rileggere la mail prima di inviarla. Semplice.

Altra regola importante è la chiarezza di esposizione.

Frasi brevi, ma non troppo. È importante esporre il concetto in forma concisa evitando di aggiungere troppi particolari, per quelli meglio il telefono. In alcuni casiper rendere più evidente il messaggio, metto in grassetto la parola o la frase chiave.
La mia idea di mail è quella di uno strumento di scambio veloce ma duraturo, non certo di un romanzo a puntate.
Lo schema quindi dovrebbe essere:

  • saluti (non mi piace chi dimentica questa forma di cortesia)
  • testo del messaggio
  • saluti finali
  • firma.

Capitolo stile. Qui si apre un mondo.

C’è chi fa subito l’amicone (quanta confidenza, abbiamo mai mangiato insieme?), chi è eccessivamente formale (ma dai, siamo nel 2011 mica al tempo del re!), chi scrive come se stesse parlando a voce alta e non si risparmia formule diciamo “colorite” (mi dispiace doverti dire che non sei James Joyce e che il flusso di coscienza non ti viene bene come a lui).
Se scrivo una mail ad una persona che non conosco non mi piace rivolgermi con il tu, preferisco il lei ma evito le maiuscole in corpo di parola (tipo “sono a inviarLe”). Mi piace usare uno stile formale ma fresco, gentile ma non esagerato. Gli eccessi mi fanno sempre ridere.

Infine l’oggetto. Questo mistero dell’universo.

“Link utile” oppure “sito web” o ancora “Il telefono funziona!!!!!!!!!!!!!” (ho nella posta una mail così, giuro).
L’oggetto deve dire in due parole di cosa parla la mail e dare indicazioni chiare sul perché leggerla (indicare il progetto prima di tutto potrebbe essere importante). Il mio capo, ad esempio, riceve decine e decine di mail al giorno. Ovvio che avrà bisogno di smistarle e dargli un ordine di priorità. L’oggetto deve servire a:

  • assegnare una priorità tra le mail
  • smistarle in maniera agevole
  • ritrovarle anche a distanza di tempo con la stessa semplicità.

So che mi sono dilungata troppo ma il discorso meritava un approfondimento. Non è concluso, ma per il momento può bastare.

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Il mestiere del copywriter

Sto leggendo La parola immaginata di Annamaria Testa, fantastica pubblicitaria, docente di comunicazione e titolare del ricchissimo blog Nuovo e utile.
Il libro mi sta piacendo moltissimo perché oltre al fatto che racconta di un argomento che mi affascina non poco: la pubblicità, trovo che abbia uno stile magnetico.
Alterna descrizioni più teoriche e “accademiche” a dettagli succulenti stile gossip sulla vita delle agenzie pubblicitarie, sui vari prodotti, sulle campagne più conosciute.
Mi rendo conto che da quando ho cominciato questo libro guardo con occhi diversi la “reclàme” in tv e la stessa in radio o su riviste.
Ogni media ha il suo linguaggio, perché ognuno ha il suo pubblico e ha caratteristiche intrinseche di cui non si può non tenere conto. In radio, ad esempio, il messaggio deve essere raccontato con le parole come una fiaba musicale, mentre la tv può permettersi il muto e puntare tutto sulle immagini.
O ancora: un quotidiano come Repubblica non potrebbe mai contenere annunci in stile geek che trovo continuamente su Wired.
Copy e visual ovvero parole e immagini, un annuncio ben riuscito è il risultato dell’equilibrio tra questi due aspetti della comunicazione. Entrambi devono bilanciarsi e tararsi l’uno sull’altro perché altrimenti lo spot non funzionerà, per eccesso di ridondanza, per mancanza di una chiave di lettura univoca.
La sintesi non è un gioco, ne sono fermamente sicura e ho come l’impressione che da AnnaMaria Testa potrò imparare molto.

Flussi di tweet

È arrivato il momento anche per me di fare una piccola riflessione su Twitter. Lo sto usando da un po’ ormai (uno dei motivi per cui il blog langue) e credo di essere pronta a dire la mia.
Sono d’accordo con chi scrive che i Social Media Expert non servono a niente. Ecco l’ho detto.
Twitter non è male quando riesci ad intercettare degli spunti interessanti nel flusso di notizie infinito che c’è, ma il problema più grosso è che lo trovo superficiale. Impossibile approfondire tutto (uno dovrebbe fare solo quello nella giornata), impossibile approfondire perché spesso si tratta di retweets di altri che a loro volta non hanno inventato niente di nuovo. Per non parlare di chi scrive tweet ogni due secondi per annunciare al mondo che ha preso il caffè, aperto il giornale, o solo che è arrivato a casa (cancellati tutti dalla mia lista di followers).
Non voglio essere catastrofista e antiquata, attraverso Twitter ho trovato tanti spunti utili, link, notizie interessanti, ma ho capito che bisogna starci molto attenti. Apro twitter ogni tanto durante la giornata e cerco nuove idee, link, news.
Soprattutto cerco contenuti, sostanza, parole da divorare, articoli da spremere, post da succhiare fino all’ultima goccia, insomma ogni volta che lo apro mi aspetto nuove idee in concentrato e conoscenza in pillole, ma spesso mi rendo conto che riesco a berne solo poche gocce.
Come quando sei davanti ad una fontana da cui esce acqua a forte pressione: nonostante tutto non riesci a bere quasi niente e ti prendono i nervi, ma basta avere un bicchiere che la musica cambia decisamente, prendi quello che serve a dissetarti e il resto non ti scoccia che scorra. Così mi sembra il flusso di twitter: devi prendere quello che ti serve e approfondire solo quello. Quello che sembra perso, in realtà ti fa guadagnare tempo per uscire un po’ fuori all’aria aperta.

Gioventù ribelle

È di qualche giorno fa la notizia che il Ministero della Gioventù ha sponsorizzato un videogioco sul Risorgimento dal cinematografico titolo “Gioventù ribelle”.
Si tratta di un videogioco che vuole raccontare la nascita dell’unità d’Italia attraverso il linguaggio dei giovani. L’idea mi ha stuzzicata.
Su youtube ho cercato il trailer e l’ho trovato poco interessante. Premetto che ho smesso con i videogiochi dopo aver visto come mi aveva trasformata Tomb rider: una pazza reclusa che sognava di uccidere chiunque come Lara Croft e si svegliava con l’idea di continuare la partita sospesa qualche ora prima.
Ad ogni modo il gioco mi pare piuttosto mediocre: un banale game di guerra con una grafica scadente e un’idea di fondo poco chiara. Fin qui niente di strano. Un gioco come tanti.
Quello che mi lascia pensierosa è che il progetto sia stato pubblicizzato e difeso a spada tratta dal nostro Ministero per la gioventù come un prodotto educativo che parla ai ragazzi. Da più parti si sono levate critiche al Ministro Meloni e al responsabile del progetto, ma nessuno ha realmente risposto alle critiche: perché un killer game – ovvero una soggettiva “ammazza tutti” – e non un gioco di strategia? È questo l’unico modo per parlare ai ragazzi? Non credo proprio.
Certo il Risorgimento non è stato un affare divertente, è stata realmente una guerra corpo a corpo, ma mi chiedo se fosse proprio necessario scegliere quel punto di vista.
Siamo al punto che la violenza è considerata educativa o sono io la bacchettona trentenne? Dallo sguardo di Napolitano alla presentazione del gioco direi che lui la pensa come me.

Per approfondire:

Articolo su Corriere.it
Lettera del Ministero

Editor fai-da-te? Ahi ahi ahi

Partiamo da un semplice presupposto: se escludiamo i bambini tra zero e sei anni, tutti sanno leggere e scrivere. Su questo nessuno può contraddirmi.
Il fatto che tutti abbiano queste nozioni di base non significa che chiunque possa scrivere libri, nè che tutto sia leggibile.
Questa premessa è necessaria a spiegare quello che segue.
Mi sono offerta di controllare eventuali errori e refusi su un testo da stampare e distribuire per promuovere un evento enogastronomico.
Nessun problema, l’ho fatto volentieri a titolo di amicizia.
Il testo soffriva moltissimo, costretto nello spazio risicato di un A5.
Gli ho dato un po’ d’aria, riscritto alcuni concetti per renderli più accattivanti, ma devo aver esagerato. Insomma ho fatto un po’ più di sottolineare con la matita rossa gli errori di grammatica.
Il grafico ha impaginato entrambe le versioni ma la committenza non ha ritenuto opportuno perdere tempo a mostrare anche agli altri membri del “Consiglio” la nuova riscrittura. Hanno stampato quella scritta da loro.
Non voglio dire che la mia versione fosse meglio della loro, voglio puntare l’attenzione sul fatto che questa associazione che tanto tiene alla sua immagine, alla grafica dei manifesti, ai colori della stampa tipografica, alla pubblicità sui quotidiani, non ha nessuna attenzione per i testi.
Come a dire che quelli possono scriverli tutti.
Ribadisco che stiamo parlando di prestazioni gratuite (detto così mi fa anche un po’ ridere), figurarsi se avessero dovuto pagare. L’aspetto peggiore è che questo è il pensiero dei più.
Ogni volta che mi trovo in queste situazioni mi chiedo perché la professionalità del grafico, del programmatore, del project manager è indiscutibile mentre quella del content editor è messa continuamente in discussione.

Siccome non mi piacciono le persone che parlano del niente ho deciso di mostrare entrambe le versioni e lasciare a voi la facoltà di commento. 😉

A sinistra la mia versione, a destra quella stampata

rassegna

Quando il web marketing va bene

Personalmente non amo il marketing perché spesso è confuso con la pubblicità più rozza e triviale, apprezzo invece moltissimo la sottile arte della persuasione che non prende in giro il lettore o il cliente ma lo diverte o lo stuzzica con intelligenza.

A questo proposito voglio invitarvi a leggere l’ebook che mi hanno inviato da Web marketing garden sui finanziamenti alla formazione. È un chiaro esempio di web marketing, ma simpatico e piacevole.

Ps. ho apprezzato molto il fatto che prima di inviarmi l’ebook per mail, i ragazzi di web marketing garden mi abbiano chiesto se lo volevo… sembra una banalità ma ho apprezzato il gesto 😉

Scelte di campo

  • Mi sono scocciata di fare il punto;
  • dello stato dell’arte non mi importa;
  • non voglio rischiare malattie interfacciandomi con qualcuno;
  • basta con le corde dell’anima;
  • non twitto;
  • non follo;
  • non purchuo (o come si scrivono);
  • non bloggo neanche su questo blog perchè al massimo scrivo un post;
  • e soprattutto… basta con Assolutamente si.

Ecco, io faccio una scelta di campo e dico: basta.