Scrivere una mail: quattro semplici regole di buon senso

mailScrivere una mail sembra una cosa semplice e di poco conto, invece richiede tanta attenzione e buon garbo.
Certo, tutto dipende dal destinatario e dal contenuto – per intenderci se l’oggetto della mail è raccontare una storiella ad un amico non c’è bisogno di pensarci troppo – ma se il destinatario è un importante cliente la cosa cambia un po’.

La regola numero uno è fare attenzione alla grammatica.

Mi è capitato di ricevere una mail con ben due orrori di grammatica e, devo dire la verità, la mia considerazione per quella persona è notevolmente scesa. Non posso farci niente, passi per congiuntivi e periodi ipotetici, ma non posso tollerare la mancanza di “H” o di “è”. Basta rileggere la mail prima di inviarla. Semplice.

Altra regola importante è la chiarezza di esposizione.

Frasi brevi, ma non troppo. È importante esporre il concetto in forma concisa evitando di aggiungere troppi particolari, per quelli meglio il telefono. In alcuni casiper rendere più evidente il messaggio, metto in grassetto la parola o la frase chiave.
La mia idea di mail è quella di uno strumento di scambio veloce ma duraturo, non certo di un romanzo a puntate.
Lo schema quindi dovrebbe essere:

  • saluti (non mi piace chi dimentica questa forma di cortesia)
  • testo del messaggio
  • saluti finali
  • firma.

Capitolo stile. Qui si apre un mondo.

C’è chi fa subito l’amicone (quanta confidenza, abbiamo mai mangiato insieme?), chi è eccessivamente formale (ma dai, siamo nel 2011 mica al tempo del re!), chi scrive come se stesse parlando a voce alta e non si risparmia formule diciamo “colorite” (mi dispiace doverti dire che non sei James Joyce e che il flusso di coscienza non ti viene bene come a lui).
Se scrivo una mail ad una persona che non conosco non mi piace rivolgermi con il tu, preferisco il lei ma evito le maiuscole in corpo di parola (tipo “sono a inviarLe”). Mi piace usare uno stile formale ma fresco, gentile ma non esagerato. Gli eccessi mi fanno sempre ridere.

Infine l’oggetto. Questo mistero dell’universo.

“Link utile” oppure “sito web” o ancora “Il telefono funziona!!!!!!!!!!!!!” (ho nella posta una mail così, giuro).
L’oggetto deve dire in due parole di cosa parla la mail e dare indicazioni chiare sul perché leggerla (indicare il progetto prima di tutto potrebbe essere importante). Il mio capo, ad esempio, riceve decine e decine di mail al giorno. Ovvio che avrà bisogno di smistarle e dargli un ordine di priorità. L’oggetto deve servire a:

  • assegnare una priorità tra le mail
  • smistarle in maniera agevole
  • ritrovarle anche a distanza di tempo con la stessa semplicità.

So che mi sono dilungata troppo ma il discorso meritava un approfondimento. Non è concluso, ma per il momento può bastare.

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Outing grammaticale

Ci sono delle cose che non si capiscono fino a quando non arriva uno sconosciuto che te le dice in faccia senza filtri.
Ci ho messo molto tempo (non dico quanti anni per carineria; anzi lo dico: almeno 20 anni) per capire che sono una neo-crusc. Quasi della peggiore specie.
Chi sono i neo-crusc? I cosiddetti bacchettoni della grammatica.
Quelli che si indignano se una regola appresa alle elementari viene infranta dalla lingua moderna, quelli che pensano di avere tutte le risposte, quelli che si considerano puristi e, per questo motivo, mettono sempre la virgola prima del MA, quelli che pensano solo in maniera lineare e non sono stati mai capaci di risolvere un problema inverso, quelli che rabbrividiscono a pensare ad una frase che comincia con la E congiunzione.
Insomma, me stessa prima di leggere Val più la pratica.

Ricominciamo dal principio

Qualche giorno fa ho riletto e ripulito il primo capitolo di una tesi di giurisprudenza, ovviamente non ho lavorato sui contenuti ma solo sulla forma per rendere più chiara e comprensibile una disciplina solitamente ostica.
Ci è voluto un po’, vuoi per la materia che vanta uno storico linguaggio da tecnicismi vuoi perché la maggior parte della gente che frequenta l’università non ha molta pratica con la scrittura.
Allora mi sono chiesta se non fosse il caso di fare un passo indietro, rallentare l’andatura e ricominciare dalle basi.
Gli errori più frequenti che ho trovato sono stati di sintassi, quindi farei una scaletta di ciò che secondo me chi comincia a scrivere deve tenere ben presente:

  • evitare frasi troppo lunghe (ho trovato periodi di quasi mezza pagina) piene di incisi, di parentesi, di concetti messi uno dentro l’altro che come potete vedere crea un fastidioso senso di affanno, ridondanza e fa perdere il filo del discorso lasciando all’uso del gerundio, tempo verbale che tanto chiaro non è, di chiarire di cosa stiamo parlando; anche se a questo punto la domanda sorge spontanea: di che stiamo parlando?
  • Io, persona estranea agli argomenti, eviterei di staccare il soggetto dal suo verbo perché come potete notare crea un effetto suspance del tutto fuori luogo;
  • per finire, secondo voi i cd. acr. e le varie sigle mute NLS, NUMNG, NNSCD aggiungono INFO o mi fanno pensare che forse non sai neanche tu di cosa stai parlando?

Scrivere per la mente e scrivere per gli occhi

Sono convinta che il processo di scrittura può procedere in due modi: per aggiunte o per sottrazioni. C’è chi è di natura prolisso e chi più sintetico, chi scrive e poi toglie, chi aggiunge per completare. Molto dipende dal tipo di documento che si vuole realizzare: un articolo di giornale, un racconto, un post, una canzone, una relazione tecnica, e così via.
Nella prima stesura di un testo mi capita spesso di aggiungere concetti e puntualizzarne altri, ma devo lavorare di fino per quanto riguarda il lessico: ripeto sempre troppi aggettivi e congiunzioni che non aggiungono nulla al contesto e di cui mi accorgo solo alla fine. Mentre scrivo di getto sento il bisogno di mettere tanta colla alle idee, sottolinearle con la matita, con la penna, con l’evidenziatore; solo dopo mi rendo conto che bastava un punto e a capo per attirare l’attenzione.
Il lavoro che faccio è prima di rimpolpo poi di limatura spietata: aggiungo un concetto poi lo riscrivo riducendolo a poche parole.
Qualche giorno fa ho visto l’intervista a Saviano pubblicata con l’inserto “Io scrivo” del Corriere.
Più di tutto ho apprezzato il passaggio in cui ha raccontato la differenza che ha trovato tra scrivere il libro Gomorra e riadattarlo per la versione cinematografica.
Nella sceneggiatura il racconto si fa per immagini, è più asciutto e privo di tutti i particolari che invece hanno senso nel romanzo. L’eccesso di dettagli enfatizza inutilmente la scena e la rende falsa, artificiosa, retorica. Perchè in un libro il lettore usa solo l’immaginazione e con quella costruisce gli ambienti, dà un corpo ai personaggi, immagina le relazioni mentre in un film i personaggi hanno un volto, i dialoghi una voce, le relazioni sono palesate dai gesti e dagli sguardi.
In quel caso il suo lavoro non è stato di fino ma proprio di taglio: scene, ambienti, dialoghi, oggetti che avrebbero reso poco naturale lo snodo del racconto con la macchina da presa.
Trovo affascinante scoprire il dietro le quinte della scrittura: romanzo e sceneggiatura, stessa matrice sviluppo diverso.
Discorso simile vale per i testi delle canzoni. Ogni parola ha un peso enorme perché in pochi minuti deve raccontare, descrivere, emozionare, sposarsi con il ritmo. Impegno non da poco.
Volevo chiudere con una frase tratta da “Il sogno di Maria” di Faber, l’ho ascoltata più volte ma non sono stata in grado di scegliere. Ascoltatela tutta.

Il peso delle parole

Qualcuno mi ha detto “alla vita gli devi andare incontro“; riflettendoci, non ha tutti i torti. Le occasioni vanno prese al volo, ma devi anche favorire il caso perché accadano. Mi chiedo come si fa a creare le condizioni per far crescere un fungo da un panetto di muffa. Sulla scatola c’è scritto di tenere il terreno constantemente umido.
Vuol dire che devo tenere il mio terreno celebrale costantemente umido? Forse si. Anche se mi viene sempre il dubbio di non fare mai abbastanza.
Sto leggendo un libro che ha tutte le premesse per diventare entusiasmante: Consigli ad un giovane scrittore di Vincenzo Cerami. Si si, proprio il Cerami del Cinema. Sapevo poco e niente di lui se non che aveva lavorato con Benigni scrivendo una tra le più belle sceneggiature degli ultimi anni. Ignoravo però che nella sua carriera ha collaborato con Pasolini (che è stato anche suo professore), con Amelio, ha scritto per la Tv, per il cinema, per la radio, si è cimentato con generi a torto definiti “minori” come fumetti e racconti sia in Italia che negli Stati Uniti e in Francia. Insomma è uno che si è “sporcato le mani” dappertutto e questo è quello che consiglia di fare a chiunque ha piacere di scrivere.
Scrivere qualsiasi cosa, provare, magari anche sbagliare, cercare qualsiasi occasione per farlo.
Ho pensato a me. Non ho mai smesso di scrivere un diario. Spesso non so neanche dove sono quelli vecchi, non ho piacere a rileggerli ma non potrei mai non riportare su carta i miei pensieri.
Mi fa stare bene, mi tranquillizza, mi aiuta a rendere razionali delle sensazioni che mi sembrano insopportabili. Ho provato a scrivere delle poesie, dei piccoli racconti, articoli di giornale, ora i post. Tante di queste cose non le condivido con nessuno, le considero solo delle prove. So solo che non basta mai. Scrivere è faticoso, è un lavorìo continuo di limatura e riscrittura eppure lascia una sensazione di soddisfazione che non ha paragone.
Riuscire a scrivere una pezzo soddisfacente che sia equilibrato sotto ogni punto di vista (lessico, ritmo, musicalità, contenuto) non è semplice ma neanche impossibile. Il consiglio di Cerami non poteva essere più vero nella sua disarmante semplicità: lavorate duro. È tutta questione di esercizio, come suonare il pianoforte, nuotare, correre veloce. Senza l’esercizio bruto, rozzo, faticoso, reiterato non c’è finesse che tenga. Certo c’è anche l’estro creativo, ma quella è un’altra storia. Viene dopo, in fondo in fondo.

Editor fai-da-te? Ahi ahi ahi

Partiamo da un semplice presupposto: se escludiamo i bambini tra zero e sei anni, tutti sanno leggere e scrivere. Su questo nessuno può contraddirmi.
Il fatto che tutti abbiano queste nozioni di base non significa che chiunque possa scrivere libri, nè che tutto sia leggibile.
Questa premessa è necessaria a spiegare quello che segue.
Mi sono offerta di controllare eventuali errori e refusi su un testo da stampare e distribuire per promuovere un evento enogastronomico.
Nessun problema, l’ho fatto volentieri a titolo di amicizia.
Il testo soffriva moltissimo, costretto nello spazio risicato di un A5.
Gli ho dato un po’ d’aria, riscritto alcuni concetti per renderli più accattivanti, ma devo aver esagerato. Insomma ho fatto un po’ più di sottolineare con la matita rossa gli errori di grammatica.
Il grafico ha impaginato entrambe le versioni ma la committenza non ha ritenuto opportuno perdere tempo a mostrare anche agli altri membri del “Consiglio” la nuova riscrittura. Hanno stampato quella scritta da loro.
Non voglio dire che la mia versione fosse meglio della loro, voglio puntare l’attenzione sul fatto che questa associazione che tanto tiene alla sua immagine, alla grafica dei manifesti, ai colori della stampa tipografica, alla pubblicità sui quotidiani, non ha nessuna attenzione per i testi.
Come a dire che quelli possono scriverli tutti.
Ribadisco che stiamo parlando di prestazioni gratuite (detto così mi fa anche un po’ ridere), figurarsi se avessero dovuto pagare. L’aspetto peggiore è che questo è il pensiero dei più.
Ogni volta che mi trovo in queste situazioni mi chiedo perché la professionalità del grafico, del programmatore, del project manager è indiscutibile mentre quella del content editor è messa continuamente in discussione.

Siccome non mi piacciono le persone che parlano del niente ho deciso di mostrare entrambe le versioni e lasciare a voi la facoltà di commento. 😉

A sinistra la mia versione, a destra quella stampata

rassegna

Scelte di campo

  • Mi sono scocciata di fare il punto;
  • dello stato dell’arte non mi importa;
  • non voglio rischiare malattie interfacciandomi con qualcuno;
  • basta con le corde dell’anima;
  • non twitto;
  • non follo;
  • non purchuo (o come si scrivono);
  • non bloggo neanche su questo blog perchè al massimo scrivo un post;
  • e soprattutto… basta con Assolutamente si.

Ecco, io faccio una scelta di campo e dico: basta.