Scrivere una mail: quattro semplici regole di buon senso

mailScrivere una mail sembra una cosa semplice e di poco conto, invece richiede tanta attenzione e buon garbo.
Certo, tutto dipende dal destinatario e dal contenuto – per intenderci se l’oggetto della mail è raccontare una storiella ad un amico non c’è bisogno di pensarci troppo – ma se il destinatario è un importante cliente la cosa cambia un po’.

La regola numero uno è fare attenzione alla grammatica.

Mi è capitato di ricevere una mail con ben due orrori di grammatica e, devo dire la verità, la mia considerazione per quella persona è notevolmente scesa. Non posso farci niente, passi per congiuntivi e periodi ipotetici, ma non posso tollerare la mancanza di “H” o di “è”. Basta rileggere la mail prima di inviarla. Semplice.

Altra regola importante è la chiarezza di esposizione.

Frasi brevi, ma non troppo. È importante esporre il concetto in forma concisa evitando di aggiungere troppi particolari, per quelli meglio il telefono. In alcuni casiper rendere più evidente il messaggio, metto in grassetto la parola o la frase chiave.
La mia idea di mail è quella di uno strumento di scambio veloce ma duraturo, non certo di un romanzo a puntate.
Lo schema quindi dovrebbe essere:

  • saluti (non mi piace chi dimentica questa forma di cortesia)
  • testo del messaggio
  • saluti finali
  • firma.

Capitolo stile. Qui si apre un mondo.

C’è chi fa subito l’amicone (quanta confidenza, abbiamo mai mangiato insieme?), chi è eccessivamente formale (ma dai, siamo nel 2011 mica al tempo del re!), chi scrive come se stesse parlando a voce alta e non si risparmia formule diciamo “colorite” (mi dispiace doverti dire che non sei James Joyce e che il flusso di coscienza non ti viene bene come a lui).
Se scrivo una mail ad una persona che non conosco non mi piace rivolgermi con il tu, preferisco il lei ma evito le maiuscole in corpo di parola (tipo “sono a inviarLe”). Mi piace usare uno stile formale ma fresco, gentile ma non esagerato. Gli eccessi mi fanno sempre ridere.

Infine l’oggetto. Questo mistero dell’universo.

“Link utile” oppure “sito web” o ancora “Il telefono funziona!!!!!!!!!!!!!” (ho nella posta una mail così, giuro).
L’oggetto deve dire in due parole di cosa parla la mail e dare indicazioni chiare sul perché leggerla (indicare il progetto prima di tutto potrebbe essere importante). Il mio capo, ad esempio, riceve decine e decine di mail al giorno. Ovvio che avrà bisogno di smistarle e dargli un ordine di priorità. L’oggetto deve servire a:

  • assegnare una priorità tra le mail
  • smistarle in maniera agevole
  • ritrovarle anche a distanza di tempo con la stessa semplicità.

So che mi sono dilungata troppo ma il discorso meritava un approfondimento. Non è concluso, ma per il momento può bastare.

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Quando il web marketing va bene

Personalmente non amo il marketing perché spesso è confuso con la pubblicità più rozza e triviale, apprezzo invece moltissimo la sottile arte della persuasione che non prende in giro il lettore o il cliente ma lo diverte o lo stuzzica con intelligenza.

A questo proposito voglio invitarvi a leggere l’ebook che mi hanno inviato da Web marketing garden sui finanziamenti alla formazione. È un chiaro esempio di web marketing, ma simpatico e piacevole.

Ps. ho apprezzato molto il fatto che prima di inviarmi l’ebook per mail, i ragazzi di web marketing garden mi abbiano chiesto se lo volevo… sembra una banalità ma ho apprezzato il gesto 😉

Claim secondo Apple

Non sono una fan della Apple. Mi piacciono alcuni dei loro prodotti ma mi rendo conto che sono principalmente degli ottimi venditori. Si, perché sono stati capaci di trasformare ogni nuova idea che hanno avuto in un bisogno primario equiparabile alla corrente elettrica.
Al di là di tutto, sono dei maestri di comunicazione da cui possiamo solo imparare. Dai Keynote di Jobs, alla comunicazione per il sito web, Apple fa scuola. Spesso mi è capitato di sentire gente che vuole il sito simile al loro, che imposta le presentazioni come quelle dell’amministratore delegato, qualcuno dice che compra Mac perché provoca dipendenza.
Una cosa interessante però è notare lo stile comunicativo che usano per il sito web: testata molto grande con immagine del prodotto di punta in primo piano, parole con il contagocce ma studiatissime, il cui semplice concetto è “di questo prodotto non puoi più fare a meno, noi siamo i più bravi a farlo, compralo prima degli altri”.
Per arrivare a questo livello di penetrazione mentale non trascurano nulla: sanno ad esempio che, usare la stessa grafica per tutti i Paesi in cui distribuiscono rafforza l’idea di appartenenza ad una comunità globale, ma tradurre semplicemente i testi in tutte le lingue non è una mossa intelligente. Lingue differenti, difficoltà di tradurre il ritmo delle frasi, giochi di parole che non sempre possono essere resi espliciti, il tutto posato su un sostrato culturale anche molto diverso.
Guardate queste due schermate ad esempio:
cattura sito americano
Il messaggio è praticamente lo stesso: oggi (la cattura è di ieri) sarà annunciata una notizia sensazionale. L’effetto suspance è assicurato da entrambi i claim, ma ci sono delle piccole differenze.
Quasi identica la prima frase (Tomorrow is just another day – Domani sarà un giorno come gli altri), tranquilla e quasi pacata. Insomma domani aspettati un giorno di routine come tutti gli altri.
L’esplosione è nella seconda parte: That you’ll never forget – O magari no. Esasperato e sensazionalistico quello americano, più garbato e contenuto quello italiano.
Perché questa differenza? Perché in Italia il pezzo sensazionalistico non avrebbe reso, chiunque avrebbe detto “la solita americanata”, e non gli avrebbe dato il giusto peso.
“O magari no” invece è perfetto. Breve, incalza nel ritmo, quasi in rima nella ripetizione di O, l’equivalente di una strizzata d’occhio. Insomma la traduzione in testo di quel codice gestuale muto che è parte fondamentale della comunicazione di noi italiani: un occhiolino appena accennato che nega qualsiasi cosa stiamo dicendo a voce, creando nello stesso tempo un ottimo effetto di attesa.
Usato nella versione americana, invece, non avrebbe attirato abbastanza l’attenzione, perché tra i rumori della metropoli devi gridare più forte per farti ascoltare.
A mondi diversi corrispondono diversi canali comunicativi, la globalizzazione ne esce sconfitta. Ad ogni modo bravi entrambi i copy, ancora una volta obiettivo raggiunto.
Non ci resta che stare a vedere che succede oggi. 😉

Buoni esempi e teste coronate

Qualche giorno fa, per gioco, ho partecipato ad un contest che ho trovato su Parole Appiccicate, il blog di Davide Nonino, giovane web writer pieno di idee.
Dovevo scrivere un breve commento sul tema “le donne vere”. Ho scritto tre righe pensando a mia madre.
Ad ogni modo è stata una bellissima iniziativa come molte altre di Nonino a partire dal libro Chi ha trovato Cenerontola? Un libro sulla scrittura nato in seguito a diversi laboratori didattici con i bambini che sto aspettando con impazienza da IBS.
L’ho preso come modello: Davide si è inventato un lavoro partendo dalla sua passione per la scrittura e riesce a fare marketing di se stesso in modo simpatico e mai invadente.
Ho sempre bisogno di prendere persone come esempio, mi ricordano continuamente che devo impegnarmi di più.

PS. La sorte ha voluto che vincessi io (il mio commento è il secondo con il nome Tizz), quindi oggi mi godo la corona di alloro che il programma statistico random.org mi ha concesso. 😉

Nozio: la comunicazione che funziona

Abbiamo una grande passione per il viaggio.

Desideriamo coltivarla nel rispetto della destinazione che ci ospita. Crediamo in un modo di viaggiare etico, autentico e intelligente che si fonda sul rapporto diretto tra chi viaggia e chi accoglie.

Garantiamo al territorio tutte le risorse necessarie per il suo sviluppo, senza disperderle in commissioni a beneficio di pochi intermediari che gestiscono i flussi turistici di tutto il mondo.

Chi condivide questi valori ha lo stesso DNA di Nozio.

E’ il viaggiatore che rispetta la destinazione turistica e prenota dai siti ufficiali.

E’ l’ albergatore che sa accogliere e tutelare il suo territorio.

In una parola è la disintermediazione.

Ho trovato questo testo dove non me lo aspettavo: nel sito web di Nozio, motore di ricerca per prenotazioni turistiche on line. Frasi brevi ma misurate, tutte di lunghezza diversa, ma che tra loro creano un equilibrio perfetto.
Una mesta colonnina a sinistra della pagina con grassetti apparentemente a casaccio; un insieme di tag cloud che in realtà è la presentazione del sito e la filosofia dell’azienda mentre il “core” resta la prenotazione, non a caso al centro.
Poche parole che vanno subito al dunque.
Subito nell’incipit: passione e viaggio, questi che fanno? Senza stupide mission spiegano che non si tratta di un semplice lavoro per fare soldi, ma di un sogno che ha radici lontane.
Seconda frase: viaggiare etico, autentico e intelligente, a chi si rivolgono? non ai turisti mordi e fuggi (i tipi da pacchetto tutta l’Italia in cinque giorni), ma a chi è attento e rispetta i posti che visita e vuole conoscerli davvero.
Terza frase: territorio e sviluppo, come lavorano? Ecco la filosofia dell’azienda, l’attenzione allo sviluppo anche economico dei territori che promuovono.
In chiusura: valori, viaggiatore, albergatore, chi deve sentirsi tirato in causa? Chi condivide questi valori: il viaggiatore (da notare che non si parla di turista) ovvero chi fa del viaggio un’esperienza profonda di vita, l’albergatore che con loro fa una scelta a lungo termine i cui risultati non saranno immediati ma si godranno nel lungo termine.
Ultima frase: disintermediazione: nessun intermediario tra il viaggiatore e l’albergatore.

Io utente medio ormai sono stata completamente conquistata da loro, sono bastate quattro frasi e qualche grassetto.

La comunicazione efficace ha vinto, chi ha scritto questo testo per Nozio è stato davvero bravo a farmi credere che questo non è un sito intermediario mentre questo lo è. 😉